エクセルはビジネスでは欠かせないソフトですが、ほとんどの方が「データを表入力して、集計する」ために使っているのではないかと思います。
データベースの知識があれば、表の作成や集計を効率良く行うことが出来ます。
エクセルにも、実は「データベース関数」というものがあります。
他にも集計を行うための便利な関数が多く作られていますので、データベース関数が実務で優先して使われることが以前より減ってきているのではないかと思います。
但し、データベース関数を習得すれば、Accessなどのデータベースシステムを理解しやすくなります。
今回はデータベース関数を紹介していきますので、日々の業務にお役に立てたらと思います。
この記事を読むことで、
- データベース関数を正しく理解できる
- データベース関数のメリットとデメリットを理解することで、データベースに対する理解が深まる
といった効果を期待できます。
データベース関数を使うために必要なもの
一般に関数を使う時は、そのまま使えることが多いのですが、データベース関数を使用する時は、事前に準備しないといけないものが３つあります。
- データが入力されたデータベース形式の表
- 条件を入力する検索窓
- 結果の表示欄
まずは、データが入力された表になります。
- 1行目が見出し行になっている
- セルが結合されていない
- 1行で1データが入力された
という、データを蓄積するためのデータベース形式の表になります。
過去にデータベース形式の表の作り方について書いた記事がありますので、よかったらご覧ください。
２つめは、条件を入力するための表になります。
テータベース形式の表で使われた見出し名をそのまま使います。
見出し名が異なると、正しく検索されませんのでご注意ください。
３つめは、結果を出力する欄になります。
一般には、「合計」や「件数」など、集計方法が分かる見出しを入れるとよいでしょう。
データベース関数の使用例
データベース関数は３つの引数から成り立ちます
- 第一引数・・・データベースの範囲(定義された名前を使ってもOK)
- 第二引数・・・検索を行う見出し名か、列番号
- 第三引数・・・検索窓の範囲
ここでは、商品別店舗別の売り上げデータから集計を行ってみます。
まずは日付に条件を入力し、データ件数を算出します。関数はDCOUNTA関数を使います。
下の数式バーは、第2引数に見出し名を入れたものになります。
第二引数に列数を入れると下の数式バーになります
件数が反映されました。
確認のためにフィルターでも件数を確認してみます。
DCOUNTA関数を使った場合と同じ件数が表示されました。
次は、条件を追加して合計金額を算出してみます。
商品名に「にんじん」を入力します。
条件がさらに絞られて、「4」が結果として出力されました。
検索条件のルール
主に３種類の方法を組み合わせて、検索条件を指定します。
- 完全一致
- 範囲指定
- あいまい検索
完全一致は、数値でも文字列でも、一致させたい条件をそのまま入力させることです。
範囲指定は、数値などの範囲を指定したい時に用います。
不等号を使います。
不等号を複数使いたい場合は、2種類の方法で設定することが出来ます。
「かつ(AND)」の条件の場合は、同じ行に2つの条件を設けます。
「または(OR)」の条件の場合は、複数行を設定します。
数式の引数も設定し直さないと正しい結果が得られません。
「または(OR)」の条件で集計されました。
複数行を設定した後、2行目以降が空白になっていると、全件が表示されますので注意してください。
あいまい検索は*(アスタリスク)を使います。
但し、*だけを追加しただけでは正しく検索されませんので、「=”=*ABC”」といったような形式で条件を設定します。
データベース関数の種類について
データベース関数は全部で12個あります。
下の表の通りですので、参考にして頂ければと思います。
| 関数名 | 集計の方法 |
|---|---|
| DAVERAGE | 平均値 |
| COUNT | 数値の個数 |
| COUNTA | データの個数 |
| DGET | 表の検索箇所 |
| DMAX | 最大値 |
| DMIN | 最小値 |
| PRODUCT | 積算(掛け算) |
| STDEV | 標準偏差(標本) |
| DSTDEVP | 標準偏差(母集団) |
| DSUM | 合計(足し算) |
| DVAR | 分散(標本) |
| DVARP | 分散(母集団) |
データベース関数のメリットとデメリットについて
メリット
データベースシステム(DBMS)のスキルを習得しやすくなる
完全一致、範囲指定、あいまい検索は一般的なデータベースシステムではよく使われます。
その他のプログラミングでもよく使われるので、VBAをはじめ、プログラミングスキルの習得を視野に入れている方はデータベース関数を意識して使うとよいでしょう。
ACCESSを習得したい人にもおすすめです。
突発的な条件検索に向いている
1回限りで使い捨てのデータ検索を行いたい時には便利です。
デメリット
慣れていないと他の関数の方が使いやすい
SUMやCOUNTAなどの通常の関数の方が直観で使えるので、データベース関数は使われる頻度が高くありません
条件検索以外には向いていない
行など複数の結果を並べたい時などは、SUMIFなどのIFやIFSの文字を含む関数の方が向いています。
まとめ
データベース関数は、使いはじめの準備が分かっていないと使いこなすことが出来ませんが、プログラミング的な考え方を持った関数です。
表を作成する時間を単純に短縮したい人は習得する必要はありませんが、プログラミングスキルを身に付けたい人には是非試してほしい関数です。
データベース関数を使いこなせれば、ITスキル全般の向上につながると思います。
本日もありがとうございました。