データ(Excel)

パワークエリ初心者必見!ステップ編集の基本とエラー対応

Excelのパワークエリは、膨大なデータを効率よく整理・分析するための強力なツールです。

その中でも「ステップ」と呼ばれる機能は、データ変換の流れを順を追って、かつ見やすく追跡できる仕組みです。
本記事では、パワークエリのステップの仕組みと、編集手順を詳しく解説します。
ステップの操作に慣れることでエラーへの対応やクエリの再利用が容易になり、データ処理の効率がワンランクアップするでしょう。

パワークエリのステップとは?

パワークエリのステップとは、データ加工の流れを順番に表したものです。
例えば、列を削除する、値を置き換える、データ型を変更する、といった操作がステップとして記録されます。
これらはクエリエディターの右側に配置されています。

パワークエリのステップ

ステップは単なる履歴だけでなく、編集や削除が可能な機能としても使用可能です。

ステップを編集する手順

では、ステップを編集する2つの方法(入れ替え削除)を解説していきます。

ステップの順番を入れ替える

ステップの入替えはとてもシンプルで、動かしたいステップをマウスで操作するだけです。

マウスで操作

右クリックメニューで入れ替えることも可能です。

右クリックメニューで入れ替え

指定したステップを削除する

削除したいステップにマウスカーソルを当てると、「×」印が表示されます。

不要なステップを削除

クリックすることでステップ削除が実行されます。

途中でステップを挿入する

パワークエリでは、最終ステップに新しいステップを追加するだけでなく、途中で新しいステップを挿入することも可能です。

挿入する方法はとてもかんたんで、直前のステップを選択した状態で操作を行うだけです。

直前のステップを選択

通常のExcelであれば、「元に戻す」を実行した後に修正した場合、過去の処理内容を復元することができません

Excelの履歴管理

しかし、パワークエリは元に戻す前のステップ処理も記録に残ります

パワークエリの履歴管理

通常のExcelの機能はブックの複製だけが復元の唯一の手段ですが、パワークエリのステップ処理についてはブックの複製は不要です。

ステップの途中で挿入する主なメリットは、既存のデータ処理フローを柔軟に変更したり特定のタイミングでの追加処理を行えることです。

しかし、この操作を行う際には、前後の流れをしっかりと把握し、後続のステップに影響が出ないか事前に確認することが重要です。
操作前には十分な確認を行い、スムーズなデータ処理を目指しましょう。

ステップの編集が必要になる場面

パワークエリを使ってデータ加工を進めるとき、余計なステップが生成されないよう、ムダな操作を完全に排除するのが理想です。

しかし、どんなにムダがないよう操作を進めても、ステップが予想以上に積み重なってしまう場合もあります。
一度作ったパワークエリツールを他に転用するためにも、余計なステップを削除したり、順番を入れ替えてシンプルな流れにしておくことが重要です。

例えば、不要列を削除するステップを2つ作ってしまった場合は、前後の流れを確認した後に一つにまとめましょう。

複数のステップをまとめる

数式バーを直接編集できれば、手早く複数のステップをまとめることが可能です。

ステップの編集によるエラー

ここからは、ステップ編集によるエラーについて紹介します。
下の画像は、「エラーを0に変換」を「表章項目別でピボット処理」の前に移した直後、「年齢」列が見つからないエラーが発生した場面です。

ステップの入替えミスでエラー

ピボット処理を実行する前は「年齢」列が存在しないのためで、データの流れを把握せずにステップを入れ替えると、このようなことが起こります。

ステップ編集によるエラー発生への対応

変更前の状態に戻す

エラーを復旧するシンプルな方法は、ステップを変更前の状態に戻すだけです。
いったんエラーが発生している状態からは復旧しますが、もう一度データの流れを把握することが大事です。

詳細エディターのテキストをバックアップしておく

数式バーを編集することでエラーが発生した場合、うまく元に戻せないかもしれません。
そのようなことを起こさないための有効な方法は、詳細エディターのバックアップです。

詳細エディターには、全てのステップがテキストで記載されています。

全ステップが記載されている

編集前にそのままテキストファイルに保存しておくことで、編集ミスが発生した場合でも元の状態に戻せます。

まとめ

パワークエリのステップを理解し、自在に編集できるようになると、データ変換の効率が大幅に向上します。
エラーへの対処もスムーズになり、複雑なデータ処理も手軽に実現可能です。
この記事で学んだ内容を活用して、パワークエリの操作スキルをさらに磨いていきましょう!

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