あなたはExcelの「ピボットテーブル」を使えていますか?
「Excelにピボットテーブルは便利だとは聞くけれど、どう使ったらいいか分からない」
「Excelの関数も十分に使えていないのに、ピボットテーブルなんて使いこなせない」
とあきらめていませんか?
ピボットテーブルは、マウスの操作だけで簡単にデータを分析ができる便利なツールです。
難しい関数も必要ありません。
もくじ
この記事を書いているぼくは、以前もピボットテーブルの存在は聞いていましたが、なかなかうまく使いこなすことができませんでした。
しかし、約15年前にMOS Excelの学習を通じて、ようやくピボットテーブルを使えるようになりました。
また、ピボットテーブルの習得がきっかけで、Excelスキルだけでなく、Accessデータベースの習得にも非常に役立ったと実感しています。
つまり、ピボットテーブルを使いこなせることが他のITスキルを伸ばすきっかけにもなる、とも言えるでしょう。
本記事では、ピボットテーブルの未経験者にもイメージできるよう、メリットや作り方、初心者が陥りがちな問題についてシンプルにまとめました。
この機会にピボットテーブルに挑戦してみましょう!
ピボットテーブルをマスターすべき3つの理由
![](https://sys-daddy.com/wp-content/uploads/2020/09/368950_s.jpg)
ピボットテーブルが初心者でも使える主な理由は、以下の3つです。
- マウス操作だけで集計作業が完結
- データ量が増えても手順は同じ
- 正しいデータの配置方法を学べる
では、順番に説明します。
マウス操作だけで集計作業が完結
ピボットテーブルは、マウスだけで簡単にデータを集計できるすばらしいツールです。
例えば、1時間かけて作っていた営業データの集計作業も、ピボットテーブルを活用することで1分程度で済ませることができるでしょう。
突然上司から集計表を求められたり、提出済み資料の手直しを求められた場合も、ピボットテーブルを使いこなせれば慌てる必要はありません。
データ量が増えても手順は同じ
データ集計に関数や数式を使った場合、式を新しいセルに付け足すなどの調整が必要なことも多いですよね。
一方で、元データの量が増えても操作手順は同じ、というのがピボットテーブルの大きなメリットです。
データ量が増えるほど、ピボットテーブルを使った集計の方が、数式で作った表より処理速度上の面で有利です。
正しいデータの配置方法を学べる
Excelを効率よく操作するのに、表の作り方(構成)はとても重要です。
構成が悪いと、複雑な関数や手作業でむりやり帳尻を合わせた表が仕上がってしまいます。
結果、データ件数や表の項目が増えるたびに、余計な修正に時間を費やすことになるのです。
一方、正しくデータが整列された表であれば、ピボットテーブルで素早く集計できます。
万が一項目が増えた場合も、シンプルな修正で済むことがほとんどです。
まとめると、ピボットテーブルを使い続けることで理想のデータ配置をマスターできる、とも言えます。
簡単!ピボットテーブルの作り方3ステップ
ピボットテーブルの作り方は、たった3ステップだけです。
- 元となる表を作成する
- ピボットテーブルを挿入する
- 項目をマウスでドラッグする
では、順番に説明していきます。
元となる表を作成する
ピボットテーブルを作るためには、整列された表が必要となります。
ピボットテーブルに向かない表の典型例は、横見出しに月名が並んだような集計表です。
日頃いろんなところでよく見かける、下のような表ですね。
![ピボットテーブルに向かない元データの例](https://sys-daddy.com/wp-content/uploads/2024/04/bad_example.jpg)
このような表は、一般に「横持ちの表」と呼ばれます。
見た目は整列されていますが、ピボットテーブルには不向きな表です。
いわゆる、集計に向いた「縦持ちの表」を意識してつくりましょう。
「縦持ちの表」については、当ブログ内の別記事で詳しく解説しているので興味のある方はぜひご覧ください。
ピボットテーブルを挿入する
元になる表が仕上がったら、元データの表を選択しましょう。
集計する表の範囲内であれば、どのセルでもOK。
![表を選択](https://sys-daddy.com/wp-content/uploads/2024/04/make_pivottable_01_01.jpg)
挿入タブのピボットテーブルをクリック。
![リボンをクリック](https://sys-daddy.com/wp-content/uploads/2024/04/make_pivottable_02_01.jpg)
ダイアログが表示されたら、そのままOKをクリック。
![OKをクリック](https://sys-daddy.com/wp-content/uploads/2024/04/make_pivottable_03_01.jpg)
新しいシートにピボットテーブルが作られました。
画面の右側にフィールドリストが表示されています。
![ピボットテーブル作成後](https://sys-daddy.com/wp-content/uploads/2024/04/make_pivottable_04_03.jpg)
参考までに、こちらに動画付きツイートを掲載しておきます。
項目をマウスでドラッグする
ピボットテーブルは挿入しただけでは使うことができません。
ボックスを操作することで集計を行うことができます。
上半分のフィールドセクションには表の項目を表示、下半分の領域セクションにはフィルタ・行・列・値の4つが表示されています。
![フィールドリストの詳細](https://sys-daddy.com/wp-content/uploads/2024/04/make_pivottable_08_01.jpg)
設置手順は、項目を下の領域セクションにドラッグするだけ。
![項目をドラッグ](https://sys-daddy.com/wp-content/uploads/2024/04/make_pivottable_05_01.jpg)
最初はどのフィールドをドラッグすべきか迷うこともあると思いますが、まずは自分の直感のままに、いろいろな組み合わせを試すことが、ピボットテーブルを習得するための近道です。
ここで「変な操作をしてしまったらデータが壊れてしまうのでは?」と考えていませんか?
ピボットテーブルは元データを壊さないので、失敗を恐れる必要はありません。
品名を行、店舗を列、合計金額を値にドラッグし、店舗と品名ごとの売上集計表が作ったのが下の画像です。
![ピボットテーブルの配置を設定](https://sys-daddy.com/wp-content/uploads/2024/04/make_pivottable_06_01.jpg)
シンプルなクロス集計表だけでなく、複数の見出しを設定できるのもピボットテーブルのメリットです。
商品と店舗の2項目を行見出しに設定したのが下の画像です。
![2段階の集計](https://sys-daddy.com/wp-content/uploads/2024/04/make_pivottable_07_01.jpg)
使わなくなった項目は、フィールドリストの外にドラッグするだけで削除されます。
もちろん、削除済みの項目をもう一度復活させることもできます。
このように何度もやり直しが出来ますので、いろいろ試して頂きたいです。
下のポスト内動画を再生すると、ピボットテーブルを作る動きが確認できます。
ピボットテーブルの操作が分からない人は、試しに再生してみることをおすすめします。
これだけは覚えておきたい!ピボットテーブルでよく使う4つのテクニック
ピボットテーブルでよく使うテクニックは以下の4つです。
- 集計方法を変更する
- 時間をグループ化でまとめる
- アウトラインを使った行の折りたたみや展開
- データを追加した後に更新する
フィールドリストをセットするだけでも基本的な集計は可能です。
ピボットテーブルの機能を十分に活用するためには、カスタマイズの手順は知っておきたいところです。
集計方法を変更する
ピボットテーブルは、元データに合わせ、自動で合計や個数を集計してくれますが、もちろん一発で希望の集計方法にならないこともあります。
そんな時のために、集計方法を変える方法を知っておかないといけません。
マウス操作だけで完結するシンプルな手順で難しくないので、手を動かしながら覚えていきましょう。
修正したい箇所を右クリックし、集計方法を選択します。
ここで注意しないといけないのは、行見出しや列見出しではなく値を選択するということです。
![集計方法をクリック](https://sys-daddy.com/wp-content/uploads/2020/09/use_pivottable_01.jpg)
複数の集計方法が表示されるので、希望の方法を選びましょう。
合計や個数だけでなく、平均値や最大値も選択肢に含まれます。
時間をグループ化でまとめる
「グループ化」を使うと、日付を月や年単位にまとめることができます。
実際に、日付フィールドを月単位でまとめてみましょう。
![日付が行見出し](https://sys-daddy.com/wp-content/uploads/2024/04/use_pivottable_04_01.jpg)
日付データを右クリックし、「グループ化」を選びます。
![グループ化をクリック](https://sys-daddy.com/wp-content/uploads/2020/09/use_pivottable_03.jpg)
すると、グループ化のダイアログが表示されます。
表示したい単位を選んでOKをクリックしましょう。
![グループ化の設定画面](https://sys-daddy.com/wp-content/uploads/2020/09/use_pivottable_04.jpg)
月単位ごとにまとまり、ピボットテーブルがスッキリしました。
![月単位に集約](https://sys-daddy.com/wp-content/uploads/2024/04/use_pivottable_07_01.jpg)
アウトラインを使った行の折りたたみや展開
ピボットテーブルで2段階の集計表を作った場合は、行の折りたたみや展開ができます。
「ー」をクリックすると、行が折りたたまれます。
![行の折りたたみ](https://sys-daddy.com/wp-content/uploads/2024/04/use_pivottable_02_01.jpg)
店舗毎の集計のみが表示されてピボットテーブルがスッキリしました。
![折りたたまれた状態](https://sys-daddy.com/wp-content/uploads/2024/04/use_pivottable_03_01.jpg)
「+」をクリックすれば展開できます。
データを追加した後に更新する
「更新」をクリックすることで、追記や削除したデータを反映することができます。
![ピボットテーブルの更新](https://sys-daddy.com/wp-content/uploads/2020/09/use_pivottable_08.jpg)
元の表をテーブル設定しておけば、範囲修正などのメンテナンスを行わなくて済みます。
初心者が陥りがちなピボットテーブルの問題と解消方法
![](https://sys-daddy.com/wp-content/uploads/2020/09/3060878_s.jpg)
とても便利なピボットテーブルですが、操作に慣れていない初心者にとって使いづらく感じる部分もあります。
代表的なのは以下の3つ。
- 値の見出し名が長くなる
- 書式設定が更新で解除される
- 関数の使い方が分からない
適切な手順を知っていれば、どの問題も解決可能です。
値の見出し名が長くなる
ピボットテーブルでは、集計値の見出し名が「合計/○○」や「データの個数/○○」などと長くなり、見た目もよくありません。
![見づらい見出し名](https://sys-daddy.com/wp-content/uploads/2020/09/point_pivottable_01.jpg)
見出し名を短くしたい人も多いでしょう?
実は、見出し名をかんたんに修正できる方法があります。
値フィールドを右クリックし、「値フィールドの設定」をクリック。
![値フィールドの設定](https://sys-daddy.com/wp-content/uploads/2024/04/bad_example_01.jpg)
「名前の指定」の修正で、見出し名を変えることができます。
![値フィールドの名前を変更](https://sys-daddy.com/wp-content/uploads/2024/04/bad_example_02.jpg)
書式設定が更新で解除される
ピボットテーブル上の数字は、3桁カンマ区切りや小数点桁数の指定を行っても、更新を行うと設定前の初期設定に戻ってしまいます。
しかし、書式も更新後に戻さない方法もあります。
「ピボットテーブルオプション」の下にある「自動調整」と「セル書式の保持」を適切に設定しましょう。
![](https://sys-daddy.com/wp-content/uploads/2024/04/bad_example_03.jpg)
関数の使い方が分からない
ピボットデーブル内で数式を設定する方法が分からず、範囲外のセルに直接式を入力していませんか?
項目を増やして更新させると、作った式が消えてしまうこともあります。
また、書式もくずれてしまいます。
値フィールドの「計算の種類」を活用すれば、簡単な計算は行えます。
![計算方法の値フィールド設定](https://sys-daddy.com/wp-content/uploads/2024/04/bad_example_04.jpg)
さらに、ピボットテーブル内で数式をカスタマイズしたい場合は、メジャーを活用するのがいいでしょう。
![メジャーの設定](https://sys-daddy.com/wp-content/uploads/2024/04/bad_example_05.jpg)
当ブログ内でも、メジャーの使い方について触れている記事もありますので、興味ある方はごらんください。
まとめ
![](https://sys-daddy.com/wp-content/uploads/2020/09/2677532_s.jpg)
このようにピボットテーブルは、迅速で手軽に集計を行うことが出来ます。
ピボットテーブルに難しいイメージを持つ必要はありません。
まずは、ピボットテーブルを挿入してマウスで項目を移動させてみましょう。
実際に操作を繰り返すことで、とても手軽な機能であることを理解して頂けると思います。
更に、ピボットテーブルを習得することで、ExcelだけでなくAccessのスキル向上にもつながるので使わない手はありません。
是非、ピボットテーブルを使えるようになりましょう。
最後に、ブログでは他のExcelの機能についても解説しています。
よかったらトップページから希望の機能を探してみてください。
また、Excelでデータ加工や分析するためのまとめ記事もありますので、そちらもごらんください。
≫ 正確に手早く集計!Excelのデータ加工・分析テクををまとめました