この記事で学習できること
- Excelでプルダウンリストを作成する基本手順
- 直接入力、セル範囲、名前の定義、テーブルを使ったリスト管理の違い
- プルダウンの選択肢を後から追加・変更する方法
- プルダウンが作成できない・表示されないときの確認ポイント
- 入力規則を解除する方法と、入力済みデータを残すときの考え方
Excelで入力ミスを減らしたいときは、セルにプルダウンリストを作成しておくと便利です。
商品CD、担当者名、分類、ステータスなどを選択式にすれば、表記ゆれや打ち間違いを防ぎやすくなります。
この記事では、Excel プルダウン 作成の基本手順を初心者向けに解説します。Excelでは正式には「データの入力規則」という機能を使いますが、本文では読者が探しやすいように「プルダウン」「プルダウンリスト」を中心に説明します。
もくじ
Excelでプルダウンを作成する最短手順
急いでExcelでプルダウンを作成したい場合は、まず次の手順で設定してください。ここでは、プルダウンに表示する選択肢を直接入力する方法で説明します。
| 手順 | 操作内容 |
|---|---|
| 1 | プルダウンを作成したいセルを選択する |
| 2 | 「データ」タブを開く |
| 3 | 「データの入力規則」をクリックする |
| 4 | 「入力値の種類」で「リスト」を選択する |
| 5 | 「元の値」に A商品,B商品,C商品 のように選択肢を半角カンマで入力する |
| 6 | OKをクリックして、セル右側の矢印から選択できるか確認する |
「元の値」は、プルダウンに表示する候補を指定する場所です。直接入力した選択肢だけでなく、シート上のセル範囲も指定できます。
商品マスタや担当者一覧のように、後から選択肢を追加する可能性がある場合は、セル範囲を参照する方法がおすすめです。
セル右側の矢印をクリックして候補を選べる状態になれば、Excel プルダウンリスト 作成は完了です。
プルダウンリストとは何か
Excelのプルダウンリストとは、セルに入力する値をあらかじめ用意した選択肢から選べるようにする機能です。Excel上では「ドロップダウンリスト」と表現されることもあります。
たとえば、商品CDを手入力していると「A001」「Ａ001」「A-001」のように表記が揺れることがあります。プルダウンにしておけば、決められた選択肢から選ぶだけなので、入力ミスや集計ミスを減らせます。
Excelでは、このプルダウンを「データの入力規則」という正式機能で作成します。入力規則には数値や日付、文字数などを制限する機能もありますが、この記事では入力規則のリストを使ってプルダウンを作る方法に絞ります。
入力規則の設定画面では、入力できる値の種類やメッセージ表示などを設定できます。プルダウン作成で特に重要なのは、「設定」タブの「入力値の種類」と「元の値」です。
必要に応じて、セルを選択したときのメッセージも設定できます。必須ではありませんが、入力ルールを他の人に伝えたい表では役立ちます。
IME入力の設定も可能です。半角や全角の入力制御が必要な表では便利ですが、プルダウンリストの作成だけなら最初は覚えなくても問題ありません。
商品マスタを使ったプルダウン作成例
ここからは、商品マスタを例にしてExcelのプルダウンリストを作成します。入力用の表と商品マスタ表を用意し、B列の商品CDにJ列の商品CDを選択肢として表示する流れです。
まず、プルダウンを設定したいセルを選択します。たとえばB2:B20に同じ商品CDのプルダウンを設定したい場合は、最初にB2:B20をドラッグでまとめて選択してから、データの入力規則を設定します。1セルずつ設定する必要はありません。
すでに1つのセルにプルダウンを設定済みの場合は、そのセルをコピーして、貼り付けのオプションで入力規則だけを貼り付ける方法も使えます。
次に、「データ」タブの「データの入力規則」をクリックします。
「データの入力規則」の設定ダイアログが表示されます。
「入力値の種類」で「リスト」を選択します。ここをリストにしないと、セル右側にプルダウンの矢印は表示されません。
最後に「元の値」を指定します。選択肢を直接入力することもできますし、商品マスタのようなセル範囲を選択することも可能です。
OKをクリックすると、セルにプルダウンが作成されます。セルを選択して右側の矢印を押し、選択肢が表示されるか確認しましょう。
プルダウンの作成方法は、主に次のように使い分けます。
| 作成方法 | 向いているケース |
|---|---|
| 直接入力 | 選択肢が少なく、変更も少ない場合 |
| セル範囲参照 | 選択肢を表で管理したい場合 |
| 別シート参照 | マスタ表を入力シートと分けたい場合 |
| 名前の定義 | 同じリストを複数箇所で使う場合 |
| OFFSET関数・COUNTA関数 | 選択肢の増減に合わせて範囲を自動調整したい場合 |
| テーブル機能 | 選択肢を後から追加することが多い場合 |
直接入力は後から変更するときに入力規則を開く必要があります。セル範囲参照や別シート参照では、参照範囲の指定ミスに注意してください。同じリストを複数の場所で使う場合は名前の管理、選択肢をよく追加する場合はテーブル名や列名の指定も確認しておくと安心です。
選択肢を直接入力する方法
最も簡単なのは、「元の値」に選択肢を直接入力する方法です。部署名、優先度、ステータスなど、候補が少なくてあまり変わらないリストに向いています。
入力値の種類で「リスト」を選んだあと、「元の値」に次のように入力します。
S01,S02,S03,S04,S05
選択肢は半角カンマで区切ります。全角カンマを使うと、うまく区切られない場合があるため注意してください。
ここでは商品CDをそのまま入力しましたが、本来は以下のような選択肢が少ない項目に適しています。
対応済,実施途中,未対応
直接入力は、Excel プルダウン 作成の中でも一番早く設定できます。一方で、選択肢を追加・変更するたびに「データの入力規則」を開いて「元の値」を修正する必要があります。
セル範囲を参照して作成する方法
選択肢をシート上で管理したい場合は、セル範囲を参照してプルダウンを作成します。商品マスタ、担当者一覧、分類一覧のように、候補を表として持っている場合に使いやすい方法です。
手順は、入力値の種類で「リスト」を選択したあと、「元の値」にリスト元のセル範囲を指定します。たとえば商品CDがJ2:J8に並んでいる場合は、その範囲を選択します。
セル範囲参照にしておくと、選択肢の内容をシート上で確認しやすくなります。直接入力より管理しやすいため、実務ではこの方法を使う場面が多いです。
ただし、後からリストの行数が増えた場合は、入力規則の「元の値」に指定している範囲も広げる必要があります。頻繁にプルダウンを追加する運用なら、後半で紹介する名前の定義やテーブル機能も検討してください。
別シートのリストを使ってプルダウンを作成する方法
入力用シートとは別に「商品マスタ」や「設定」シートを作り、そのシートのリストをプルダウンに使いたい場合もあります。入力画面をすっきりさせたいときや、マスタデータをまとめて管理したいときに便利です。
たとえば、別シート「商品マスタ」のA2:A10に商品CDの一覧を用意している場合は、入力用シートでプルダウンを設定したいセルを選択し、「データ」タブから「データの入力規則」を開いて「リスト」を選びます。
そのうえで、「元の値」に別シートのリスト範囲を指定します。シート名に日本語やスペースが含まれる場合は、次のようにシート名をシングルクォーテーションで囲みます。
='商品マスタ'!$A$2:$A$10これで、入力用シートのセルから「商品マスタ」シートにある商品CDを選べるようになります。Excelのバージョンやブックの状態によって操作感が異なる場合もあるため、設定後は必ずセル右側の矢印から選択肢が表示されるか確認しましょう。
管理しやすくするなら、別シートのリスト範囲に名前を定義して、入力規則の「元の値」に =CDリスト のように指定します。別シートのリストを使う場合は、次のように整理すると分かりやすくなります。
- 入力するシートと、選択肢を管理するシートを分ける
- リスト元の範囲に名前を付ける
- 入力規則の「元の値」に
=CDリストのように指定する
Excelのバージョンや設定によっては、別シートの範囲をそのまま指定するより、名前の定義を使った方が安定して管理できます。詳しい設定は、次の「名前の定義を使う方法」とセットで覚えるのがおすすめです。
プルダウンが表示されない場合は、参照先のシート名、範囲、名前の定義が正しいか確認してください。リスト元のセルが空白になっていると、空白の選択肢が表示されることもあります。
名前の定義を使う方法
名前の定義を使うと、リスト元のセル範囲に分かりやすい名前を付けられます。たとえば商品CDの一覧に「CDリスト」という名前を付けておけば、入力規則の「元の値」に =CDリスト と指定できます。
まずは、プルダウンにしたいセル範囲を選択し、名前を付けます。ここでは「CDリスト」としています。
次に、データの入力規則を開き、「元の値」に =CDリスト と入力します。
名前の定義を使うメリットは、同じリストを複数箇所で使いやすいことです。あとから参照範囲を変えたい場合も、各セルの入力規則を一つずつ直すのではなく、名前の管理側で調整できます。
一方で、名前を増やしすぎると管理が複雑になります。商品マスタや担当者マスタのように、繰り返し使うリストに絞って利用するとよいでしょう。
名前の定義について詳しく知りたい場合は、こちらの記事も参考にしてください。
OFFSET関数とCOUNTA関数を使う方法
ここからは応用編です。選択肢が増えたときにプルダウンの参照範囲を自動で広げたい場合は、OFFSET関数とCOUNTA関数を組み合わせる方法があります。
考え方は、COUNTA関数でリストの件数を数え、その件数に合わせてOFFSET関数で参照範囲を動的に作る、というものです。
元のマスタ表にデータを追加すると、関数で指定した範囲が広がり、プルダウンの選択肢にも追加分が反映されます。
ただし、OFFSET関数は初心者には分かりにくく、数式の参照先を間違えるとプルダウンを作成できない原因になります。まずはセル範囲参照やテーブル機能を使い、必要になったら関数での管理を検討するとよいでしょう。
テーブル機能を使う方法
こちらも応用編です。選択肢を後から追加することが多い場合は、Excelのテーブル機能を使う方法があります。マスタ表をテーブルにしておくと、行を追加したときにテーブル範囲が広がりやすく、リスト管理が楽になります。
まず、元のマスタ表をテーブルに変換します。テーブルを活用する場合は、初期設定の名前ではなく、内容が分かる名前にしておきましょう。
「テーブルデザイン」タブを選択し、テーブル名を編集します。
入力規則の設定でテーブルを活用する場合は、INDIRECT関数とテーブル内の列名を指定します。たとえばテーブル名が 商品マスタ、列名が 商品CD の場合は、元の値に次のように入力します。
=INDIRECT("商品マスタ[商品CD]")
慣れるまでは少し難しく感じるかもしれませんが、選択肢を継続的に追加する表では管理しやすい方法です。初心者はまずセル範囲参照で作成し、運用で選択肢の追加が多いと分かったらテーブル機能へ切り替えても問題ありません。
プルダウンの選択肢を追加・変更する方法
プルダウンを追加・変更する方法は、最初にどの作り方をしたかで変わります。代表的なパターンを整理します。
| 作成方法 | 選択肢を追加・変更する方法 |
|---|---|
| 直接入力 | 「データの入力規則」を開き、「元の値」の文字列を修正する |
| セル範囲参照 | 参照元のセルを修正する。行を増やす場合は「元の値」の範囲も広げる |
| 名前の定義 | 名前の管理で参照範囲を変更する |
| OFFSET関数・COUNTA関数 | マスタ表へ選択肢を追加する。数式の対象範囲も確認する |
| テーブル機能 | テーブルの最終行に選択肢を追加する |
どの方法で作ったか分からない場合は、対象セルを選択して「データの入力規則」を開き、「元の値」を確認してください。文字列が直接入っているのか、セル範囲なのか、名前や関数なのかを見れば、変更すべき場所を判断できます。
セル範囲を元の値にしている場合、リスト元の範囲をドラッグして広げることで、選択肢を追加できる場合があります。ただし、操作ミスで範囲がずれるとプルダウンの内容が崩れることがあります。確実に管理したい場合は、リスト元をテーブル化しておく方法がおすすめです。
入力規則をセル範囲で設定した場合、
— カピオ@システム担当の父親 (@sys_dad) August 13, 2020
リストを簡単に追加できる方法です。
設定画面開かなくてもいいので楽ですが、間違いやすいので要注意です。 pic.twitter.com/w24jWI9V1J
安定して運用したい場合は、名前の定義やテーブル機能を使って、どこを変更すればプルダウンに反映されるのかを明確にしておきましょう。複数人で使うファイルでは、マスタ表の場所を分かりやすくし、空白行を入れない運用にしておくことも大切です。
既存データが入力済みのセルに入力規則を設定しても、入力済みの値が自動で候補に変換されるわけではありません。既存値が選択肢と合っているか、必要に応じて確認してください。
プルダウンを解除する方法
作成したプルダウンを解除したい場合は、対象セルを選択して「データの入力規則」を開きます。その後、設定画面で「すべてクリア」をクリックします。
「すべてクリア」を押すと、プルダウンの設定が解除されます。通常、入力済みの値そのものは残りますが、入力規則による制限やセル右側の矢印は消えます。
他のセルに同じプルダウン設定だけをコピーしたい場合は、貼り付けのオプションで入力規則のみを指定する方法もあります。
同じ列や別の入力欄にプルダウンを展開したいときに便利です。ただし、参照元のセル範囲が相対参照としてずれる場合もあるため、コピー後は選択肢が正しく表示されるか確認してください。ずれを防ぎたい場合は、絶対参照、名前の定義、テーブル機能を使うと管理しやすくなります。
プルダウンが作成できない・表示されない原因
Excelでプルダウンを作成できない、またはプルダウンが表示されない場合は、設定のどこかに原因があることが多いです。次の表で順番に確認してください。
| 原因 | 対処法 |
|---|---|
| 入力値の種類が「リスト」になっていない | データの入力規則の設定タブで、入力値の種類を「リスト」に選び直す |
| 「ドロップダウンリストから選択する」のチェックが外れている | チェックを入れてOKを押す |
| 元の値が間違っている | 選択肢の文字列、セル範囲、名前の定義を確認し、範囲や名前を指定し直す |
| 直接入力で全角カンマを使っている | 半角カンマで区切る |
| 参照元のセルが空白になっている | マスタ表や別シートのリスト元にデータを入力する |
| 別シート参照や名前の定義が崩れている | シート名、参照範囲、名前の管理を見直す |
| シート保護がかかっている | 必要に応じて保護を解除して設定する |
特に多いのは、「入力値の種類」がリストになっていないケースと、「元の値」の指定ミスです。Excel プルダウン 作成できないと感じたら、まずこの2点を確認しましょう。
セルを選択していない状態では矢印が見えないこともあります。プルダウンが表示されない場合は、対象セルをクリックしてから右側に矢印が出るか確認してください。
FAQ
Excelのプルダウンはどこから作成できますか？
「データ」タブの「データの入力規則」から作成できます。設定画面で「入力値の種類」を「リスト」にし、「元の値」に選択肢またはセル範囲を指定します。
プルダウンの選択肢を後から追加できますか？
追加できます。直接入力で作った場合は「元の値」を修正し、セル範囲参照の場合は参照元のリストと範囲を調整します。テーブル機能を使っている場合は、テーブルに行を追加すると反映しやすくなります。
プルダウンを解除すると入力済みの値も消えますか？
通常、プルダウンを解除しても入力済みの値は残ります。「すべてクリア」で消えるのは入力規則の設定であり、セルの値そのものを削除する操作ではありません。
プルダウンが表示されない原因は何ですか？
入力値の種類が「リスト」になっていない、元の値の範囲が間違っている、「ドロップダウンリストから選択する」のチェックが外れている、といった原因が考えられます。詳しくは本文の「プルダウンが作成できない・表示されない原因」で確認してください。
別シートのリストをプルダウンに使えますか？
使えます。別シートに商品マスタや担当者一覧を作り、その範囲をプルダウンの元データとして指定します。管理しやすくするなら、リスト範囲に名前を定義して「元の値」に =CDリスト のような形で指定する方法が便利です。
Excelのプルダウン作成にショートカットはありますか？
作成画面を開く操作は、Altキーからリボンのキーガイドをたどる方法があります。キー表示はExcelの環境によって変わることがあるため、画面に表示されるキーガイドに従ってください。
一方、Alt + ↓ は主にセル上で既存の候補を開くための操作です。プルダウンを新しく作成するショートカットではないため、用途を分けて覚えておきましょう。
プルダウンと入力規則は同じですか？
完全に同じ意味ではありません。入力規則はExcelの正式な機能名で、その中の「リスト」を使うとプルダウンを作成できます。つまり、プルダウンはデータの入力規則で作れる機能の一つです。
VBAでプルダウンを作成する方法もありますか？
VBAで入力規則を設定し、プルダウンを作成する方法もあります。ただし、通常のExcel プルダウン 作成であれば、まずは「データの入力規則」から手動で設定する方法で十分です。大量のシートへ一括設定する場合などに、VBAを検討するとよいでしょう。
まとめ
Excelでプルダウンリストを作成するには、「データ」タブから「データの入力規則」を開き、入力値の種類で「リスト」を選択します。あとは「元の値」に選択肢やセル範囲を指定すれば、セルにプルダウンを表示できます。
選択肢が少ない場合は直接入力、商品マスタのように一覧で管理したい場合はセル範囲参照がおすすめです。別シートのリストを使う場合や、同じリストを複数箇所で使う場合は、名前の定義を使うと整理しやすくなります。
選択肢を後から追加する運用では、OFFSET関数とCOUNTA関数、またはテーブル機能を使う方法もあります。最初から難しい方法を使う必要はありません。表を長く使うなら、メンテナンスしやすい作り方を選びましょう。
プルダウンで商品CDや担当者名を選ぶ形にしておくと、入力値が統一されます。そのため、VLOOKUPやXLOOKUPなどの検索関数とも組み合わせやすくなります。たとえば、商品CDを選ぶだけで商品名や単価を自動表示する、といった使い方にも発展できます。
基本のプルダウンに慣れてきたら、選択肢を連動させる2段階プルダウンも便利です。たとえば、分類を選ぶと次のプルダウンに該当する商品だけを表示する、都道府県を選ぶと市区町村の選択肢を絞る、といった入力フォームを作れます。
プルダウンが表示されない、プルダウンを作成できない場合は、「入力値の種類」「元の値」「ドロップダウンリストから選択する」のチェックを確認してください。基本の設定を押さえておけば、Excelの入力作業を効率化できます。
次のステップとしては、商品マスタ、担当者リスト、区分選択など実際の入力欄にプルダウンを入れてみましょう。選択肢が増える表では、名前の定義やテーブル機能を使うと管理しやすくなります。名前の定義について詳しく知りたい場合は、本文中の関連記事も参考にしてください。