エクセルって、計算を自動で行ってくれるので大変便利なソフトですよね？
電卓で合計を計算する場合は、打ち間違えたり、途中でどこまで打ち込めば良いか分からなかったりしますが、オートSUMアイコンをクリックするだけで一発です。
実は、エクセルにはSUM以外にも、いろいろな合計を計算する方法があります。
今回は、合計を計算する方法にフォーカスして、5つの方法について紹介します。
もくじ
この記事を読むことで、
- 時短につながる計算方法をマスターできる
- 合計の関数をマスターすることで他の関数も理解しやすくなる
- 関数に興味が出てくる
といった効果を期待できます。
エクセルで合計を計算する方法1-SUM関数の入力の基本
一番基本のSUM関数は、オートSUMボタンをクリックして入力することができます。
ここに日付別の金額が入力された表があります。
一番下に合計を計算してみます。
合計を表示したセルを選択し、オートSUMボタンをクリックします。
数式バーとセルに式が表示されます。範囲は自動で入力されます。
「Enter」キーを押すと合計が計算されました。
数式バーに直接入力しても同じ結果が表示されます。
数ある数式でも、最も使われるものだと思います。
エクセルで合計を計算する方法2-SUM関数で小計を更に合計する
オートSUMアイコンをクリックした後に、「Ctrl」キーを押しながら複数の範囲を選択すれば、飛び石で小計が集計されます。
店舗ごとの青果の金額と小計が表示されています。
小計のみを合計して総計を計算してみます。
オートSUMアイコンをクリックしてみると、小計のみではなく全ての範囲が計算されてしまいます。
そのままでは正しい総計が計算されません。
「Ctrl」キーを押しながら小計セルをクリックすると、クリックしたセルのみが選択されました。
※後日、SUBTOTAL関数を使うことで、小計と総計を計算することに気づきました。ここにかいてある方法は一般的な方法ですが、SUBTOTALを使った小計の方法は、こちらに記載していますので、是非参考にしてください。
エクセルで合計を計算する方法3-SUMIF関数を使って、条件を設ける
ある条件に当てはまる項目だけを集計出来るようにするのがSUMIF関数です。
店舗ごとの青果物の販売金額を入力した表があります。店舗ごとの合計金額を算出したいと思います。
A店舗の金額を算出します。「K4」セルをクリックします。
数式の挿入で引数を確認してみます。
引数は三種類あります。
- 範囲 ・・・検索する範囲
- 検索条件・・・検索するための条件
- 合計範囲・・・合計する範囲
特定の商品のみの金額の集計結果をSUMIF関数で表現してみます。
「式」と入力してみました。
結果を出すことが出来ました。
不等号で範囲を指定したり、アスタリスクであいまい検索を行うことが出来ます。
エクセルで合計を計算する方法4-SUMIFS関数を使って、複数の条件を設ける
SIMIFは条件を一つだけしか指定できませんが、SUMIFS関数は複数の条件を指定することができます。
引数は三種類あります。
- 範囲 ・・・検索する範囲
- 検索条件・・・検索するための条件
- 合計範囲・・・合計する範囲
先ほどの表に品名を条件として加えます。ここでは、A店のみかんの金額合計を計算します。
SUMIFS関数の引数を入力します。第一引数は合計する範囲です。第二と第三は店舗の範囲と条件を指定します。第四と第五は品名の範囲と条件を指定します。
A店のミカンの合計が反映されました。
エクセルで合計を計算する方法5-SUBTOTAL関数で、オートフィルタに対応する
エクセルのフィルタはデータを絞り込む時にとても便利です。フィルタされたデータの合計も計算することができます。
フィルタをかけた状態でオートSUMアイコンをクリックすると、SUBTOTAL関数が挿入されます。
第一引数が集計方法になります。ここでは、合計を指定する９になっています。第一引数を変えると平均や個数など、集計方法を変えることができます。
第二引数は集計する範囲を指定します。正しい範囲を指定していることをよく確認しましょう。
A店舗でフィルタをかけているので、A店舗のみの合計が算出されました。
B店舗に変更するとB店舗の合計に変わりました。
フィルタされた状態でSUM関数を使うと、結果は合計範囲がそのまま足されてしまいます。
SUMとSUBTOTALを使い分けると便利なこともあるので、上手に使いこなしましょう。
フィルタをかけた状態でオートSUMアイコンをクリックすると、自動でSUBTOTAL関数が入力されます。
SUBTOTAL関数については、こちらにも記事を掲載しておりますので、よかったらご覧ください。
エクセルで合計を計算する方法6-DSUB関数で、データベース関数を使いこなす
SUM IF関数やSUBTOTAL関数とは異なる方法で、よりデータベース的な方法で集計するDSUB関数というのがあります。
データベース関数については、こちらにも記事を掲載しておりますので、よかったらご覧ください。
まとめ
エクセルで最も使われる頻度が多い機能は、「合計の計算」です。
合計の計算にも数種類あり、仕組みをよく分かって使うことが出来れば、時間をかけずにすぐに正しい結果を求める事が出来ます。
上手に使いこなせれば、数倍の能率向上が見込めますので、是非マスターしましょう。
本日もありがとうございました。